Os documentos do mês chegam pelo WhatsApp, sem ninguém cobrar
Um robô pede os documentos a cada empresa, recebe os arquivos na própria conversa e passa para a equipe só o que precisa de gente. O sócio acompanha, empresa por empresa, quem já mandou tudo.
Quero no meu escritório O que já está pronto e o que faltaIsto é uma demonstração, com dados fictícios. O robô de fechamento ainda não vem pronto no WAP: é feito na implantação, para cada escritório.
14 de 30 empresas com os documentos de outubro
Quadro de fechamento de outubro. Assim o sócio veria a carteira do escritório.
Toque em uma empresa para ver a situação dela.
A conversa simulada precisa de JavaScript ligado.
No painel do escritório:
Onde o fechamento emperra
- A mesma cobrança, todo dia 5
- Alguém do escritório manda a mesma mensagem para cada empresa e passa a semana rastreando quem respondeu. O robô pede, recebe, confirma e marca no quadro. A pessoa só entra quando a resposta sai do roteiro.
- O extrato que chega em cinco pedaços
- Foto no WhatsApp pessoal do contador, PDF por e-mail, nota deixada no balcão. Aqui tudo fica na conversa da empresa, no número do escritório, com data e hora. Quem sai de férias não leva os documentos no bolso.
- A pergunta que parece simples e é imposto
- "Posso pagar depois?" "Esse funcionário pode ser MEI?" O robô não responde pergunta tributária: passa para o contador, com a pergunta inteira. A resposta de quem assina continua sendo de quem assina. Experimente a conversa "Guia do mês".
- A empresa que some
- Silêncio em outubro vira guia atrasada em novembro. No quadro, a empresa aparece com nome enquanto ainda há tempo de telefonar. O lembrete sai por modelo aprovado, só para quem aceitou receber.
Quem vai abrir empresa escreve à noite
A pessoa decide abrir o negócio num domingo, procura um contador e escreve. O robô responde na hora, pergunta se vai abrir ou trocar e marca a conversa com o contador. Na segunda, a agenda está cheia, não a caixa de mensagens.
Testar com uma empresa nova- Anúncio ou site O botão abre o WhatsApp do escritório, com a conversa já começada pela pessoa.
- Abrir ou trocar Só o necessário: atividade ou regime atual. Documento e CNPJ ficam para o contador.
- Conversa marcada Os horários são os da agenda do escritório, e um lugar fica reservado no quadro.
- Aceite registrado A pessoa diz se aceita receber avisos. Fica gravado com data e origem.
- O contador fecha Depois da conversa, uma pessoa recebe o cliente com o histórico inteiro. A venda é dela.
A conta de um cliente a mais
Troque pelos números do seu escritório. Não é promessa de resultado: é a tarifa da Meta ao lado do que um cliente representa no ano.
Custo na Meta do fechamento inteiro, no mês
R$ 12,60
Um cliente a mais, em 12 honorários
R$ 7.800,00
Um cliente a mais paga 619 vezes esse custo.
360 avisos a R$ 0,0350 e 720 respostas, com as primeiras 1.000 sem cobrança e as outras a R$ 0,0350.
A conta supõe 6 respostas do robô por empresa, tudo no mesmo mês, e os avisos sem promoção, na tarifa de utilidade (R$ 0,0350). Se o texto trouxer oferta, a Meta classifica como campanha (R$ 0,3217), e quem define a categoria é ela. O preço do WAP e da implantação não está nesta conta.
Cada setor com a sua parte
Sócio
Vê quantas empresas já mandaram tudo, quem está em silêncio e quanto a Meta cobrou no mês. Responde "como está o fechamento?" sem perguntar a ninguém.
Fiscal
Recebe exceções, não a fila inteira: nota rejeitada, pergunta de imposto, parcelamento. A guia do mês sai pela conversa da empresa, e a dúvida sobre ela chega ao fiscal com a conversa inteira.
Contábil
Encontra o extrato e as notas de cada empresa na conversa dela, com data, em vez de procurar no celular de alguém. Balancete e pró-labore saem pelo mesmo canal.
Departamento pessoal
Fala com a empresa sobre admissão, férias e rescisão em conversa própria, sem que outro setor veja o salário de ninguém. Cada acerto fica registrado, com autor e horário.
Dado de empresa e de funcionário pede cuidado
Um escritório guarda extratos, folhas de pagamento e documentos de centenas de pessoas, e responde por eles na LGPD. O sistema dá as ferramentas. A responsabilidade pelo uso continua sendo do escritório.
- API oficial da Meta. A conexão é a que a própria Meta oferece às empresas, sem programa de terceiros lendo a tela do WhatsApp.
- Aceite registrado. Origem, data e quem registrou. Sem aceite, o aviso não sai, e o sistema recusa mesmo se alguém tentar.
- SAIR vale na hora. A empresa responde SAIR e nenhum aviso novo é enviado.
- Cada setor vê o seu. Quem atende o fiscal não abre as conversas do departamento pessoal, salvo permissão dada pelo administrador.
- Tudo registrado. Quem fez o quê e quando, na auditoria do administrador. O arquivo fica na conversa, não no celular de alguém.
- Direitos do titular. O administrador exporta ou apaga os dados de um contato quando a empresa pedir.
O que já funciona e o que falta
Melhor saber agora do que na implantação. Esta página mostra um projeto: a parte de baixo da tabela ainda precisa ser construída.
| O que é | Situação hoje |
|---|---|
| Atendimento por setor no mesmo número, com fila, responsável e notas internas | Pronto |
| Robô com menu que leva a empresa ao setor certo | Pronto |
| Aviso com modelo aprovado, com aceite registrado e SAIR, enviado um por vez | Pronto; ainda sem envio real medido |
| Arquivos recebidos e enviados na conversa, com vários de uma vez | Pronto |
| Tempos de resposta, auditoria, exportação de dados e consumo da Meta | Pronto |
| Robô de fechamento: pedido, recebimento e confirmação dos documentos, passo a passo, com botões | A construir na implantação |
| Quadro de fechamento com a situação de cada empresa | A construir na implantação |
| Pedido em lote para todas as empresas, com fila e limite diário | A construir na implantação |
| Agenda de conversas com o contador | A construir na implantação |
| Guia enviada pelo robô a partir do sistema contábil do escritório | A estudar, conforme o sistema do escritório |
| Campanha com tarifa de marketing | A construir, pela API de Mensagens de Marketing da Meta |
Perguntas do sócio
O robô é uma inteligência artificial?
Não. Ele segue o caminho que o escritório aprovou e só diz os textos que o escritório escreveu. Fora disso, passa para uma pessoa.
O robô responde dúvida de imposto?
Nunca. Prazo, multa, enquadramento e qualquer pergunta tributária vão para o contador, com a conversa inteira. O robô só diz o que o escritório escreveu para ele dizer: a lista de documentos, o prazo interno, a confirmação do que chegou.
Posso mandar o pedido de documentos para todas as empresas do cadastro?
Só para quem aceitou receber mensagens do escritório, com o nome do escritório claro no pedido. A Meta exige isso. Uma cláusula no contrato de prestação de serviços pode servir de aceite; vale revisar com o jurídico. Quem não aceitou recebe o pedido por outro canal e pode aceitar quando escrever.
O pedido de documentos é aviso ou campanha?
Quem decide é a Meta, ao analisar o modelo. Sem promoção, costuma entrar como utilidade, a tarifa da conta acima. Com desconto ou oferta no texto, vira marketing, cerca de 9 vezes mais caro.
Vamos precisar trocar de número?
Não necessariamente. Com a coexistência da Meta, o número pode continuar no aplicativo WhatsApp Business do celular e entrar também no painel. Isso é conferido na conexão, com a conta do escritório.
Funciona com o nosso sistema contábil?
Hoje não há ligação pronta com nenhum sistema contábil. A guia e o balancete que o robô envia precisariam sair do sistema do escritório, e o que é possível depende do que esse sistema oferece. Isso é estudado antes de a implantação começar.
Quanto custa?
As mensagens são pagas à Meta, pela tabela dela. O preço do WAP e da implantação é combinado com cada escritório, conforme o que for construído.